電子帳簿保存法でやること——社長が10分で確認する要点
「電子帳簿保存法 やること」で検索する読者に向けて、電子帳簿保存法でやること——社長が10分で確認する要点を切り口に、実務で確認すべき使い方・注意点・導入判断を整理します。中小企業で無理なく試すための論点も解説します。
「電子帳簿保存法 やること」で検索している人が知りたいのは、単語の定義だけではなく、自社でまず何を整えればよいかです。この記事では、電子帳簿保存法でやること——社長が10分で確認する要点を切り口に、中小企業が実務で確認すべき判断材料を整理します。
電子帳簿保存法でやることの3区分のうち、義務は「電子取引データ保存」の1つだけ
電子帳簿保存法には電子帳簿保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の3つの区分があり、義務として強制されるのは最後の1つです。残り2つは任意制度で、対応しなくても法律違反にはなりません。この区分整理を最初に押さえると、「全部対応しないとまずい」という過剰反応を回避できます。
電子帳簿保存（区分①）は、会計ソフトで作成した仕訳帳や総勘定元帳をデータのまま保存できる任意制度です。これに対応しなくても、印刷して紙で保存していれば適法です。スキャナ保存（区分②）は、紙で受け取った請求書や領収書をスキャンしてデータ化し、紙原本を破棄できる任意制度です。これも対応しなくても、紙のまま倉庫に積んでおけば適法です。倉庫代と紙の山にうんざりしている会社が選ぶ便利な制度であって、義務ではありません。
問題は3つ目の電子取引データ保存です。メールで届いた請求書PDF、ECサイトでダウンロードした領収書、クラウドサインで結んだ電子契約——これらは2024年1月から「データのまま保存する」ことが義務化されました。紙に印刷して紙ファイリングで済ませる従来のやり方は、原則として認められません。
30名以下の会社の経営者が最初にやるべき確認は、自社が電子取引データを受け取っているかの棚卸しです。AmazonビジネスやAskul、モノタロウで備品を買っている、ガス代や電気代の請求書がWeb明細で届く、メールに請求書PDFが添付されてくる、クラウドサインで業務委託契約を結んでいる——これらが1件でもあれば対象です。逆に取引先が地元の数社で、すべて紙の請求書が郵送で届き、銀行振込の控えも紙で保管している会社は、対象外として整理できます。実態として、ほとんどの30名以下の会社は何らかの形で対象になっているのが普通です。
出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」、財務省「令和6年1月スタート 電子帳簿等保存制度の内容と中小企業の対応策」、中小企業庁ミラサポ＋「どうすればいいの？電子帳簿保存法」売上5000万円以下の検索要件と救済規定
基準期間の売上高が5000万円以下の事業者は、電子取引データの検索要件（取引年月日・金額・取引先で検索できる仕組み）が全部不要になります。条件は税務調査でデータのダウンロードを求められたときに応じられること1つで、これは30名以下の中小企業の大半が該当する救済規定です。
検索要件は本来、電子取引データを保存する際に「日付」「金額」「取引先名」の3項目で検索可能な状態を作ることを求めています。本格的に対応しようとすると、ファイル名規則の設計、専用ソフトの導入、社内ルールの整備が必要になり、それなりの負担が発生します。この負担を売上規模の小さい事業者から取り除くのが特例の趣旨です。
基準期間は2課税年度前の売上高を指します。たとえば2026年に対応を検討する場合は2024年（個人事業主）または2024年事業年度（法人）の売上高で判定します。改正前は1000万円以下が対象だった範囲が、令和5年度税制改正で5000万円以下に拡大されました。30名以下の中小企業のうち、社員1人あたりの売上高が1500万円程度までの会社（製造業・小売業・サービス業のかなりの部分）は、この特例の射程に入ります。
実務的に何をやればいいかは単純です。電子取引データをパソコンのフォルダ（または会社共有のNAS・クラウドストレージ）に保管し、税務調査でダウンロードを求められたときに提示できる状態にしておくだけです。フォルダ構造は「2026年/01月/取引先名_金額.pdf」のような自由なルールで構わず、税務署から「この日付・この取引先のデータを出してください」と言われたときに探して渡せれば要件を満たします。
ただし注意点が2つあります。1つは「真実性の確保」要件——データの改ざんを防ぐ仕組み——は売上5000万円以下でも必要だということです。とはいえ、これも国税庁が「事務処理規程」のひな型を公開しており、それを自社用に修正して備え付けるだけで成立します。もう1つは、基準期間の売上が5000万円を超えた事業年度からは特例が外れることです。成長中の会社は事前に検索要件への移行プランを準備しておく必要があります。
出典：マネーフォワード「電子帳簿保存法 売上5,000万円以下の事業者が対応すべきポイント」、京セラドキュメントソリューションズ「令和5年度税制改正大綱による電子帳簿保存法の改正点」、新日本経営「電子取引データ保存の要件緩和」「相当の理由」による猶予措置——システム未対応でも当面しのげる仕組み
2024年1月以降、システム対応が間に合っていない事業者に対しては「相当の理由」を認める猶予措置が用意されています。条件を満たせば、データを紙印刷して保管しつつ税務調査でダウンロード対応もできるようにしておくことで、当面の義務を果たしたとみなされます。
猶予措置の対象になるための条件は3つです。1つ目は「相当の理由」があると税務署が認めること。資金繰り上の理由、人手不足、システム選定や導入準備が間に合わなかったといった事情が該当します。事前申請は不要で、税務調査の際に実態として認められる方式です。2つ目は、税務調査で電子取引データのダウンロードを求められたら応じられること。3つ目は、紙印刷したものを税務調査で提示または提出できるようにしておくことです。
要するに「データはちゃんと残してあって、紙でもプリントしてあって、頼まれたら両方出せます」という運用ができていれば、システム未導入でもしのげるという仕組みです。30名以下で経理担当が兼務、社長自身が請求書管理をしている会社にとって、ありがたい逃げ道です。
ただし2026年時点で、税務調査における「相当の理由」の認定基準は次第に厳格化していると複数の税理士事務所が指摘しています。「忙しくて手をつけていません」だけでは通らず、「いつまでに何を導入する予定で、現在の進捗はここまで」といった具体的な計画と説明ができることが実質的に求められつつあります。猶予措置は「永続的な免除」ではなく「準備期間中の経過措置」だと理解しておくのが安全です。
実務的な判断としては、売上5000万円以下の会社なら検索要件が全部免除されるので、データ保管のフォルダルールと事務処理規程さえ整えれば猶予措置に頼る必要はありません。猶予措置を現実的に活用するのは、売上5000万円超で取引件数も多く、検索要件対応に時間が必要な中堅規模の会社です。30名以下でこの規模に該当する会社は、来期以降のシステム導入計画を税理士と相談しながら立てておくことが重要になります。
出典：エス・タックス パートナーズ「電帳法の新猶予措置の相当の理由とは」、リコー「令和6年からの電子取引に関する猶予措置と廃止される宥恕措置との違い」、TOKIUM「電子保存義務化の猶予が恒久に」罰則の現実——青色申告取消・重加算税10%加重・過料100万円の中身
電子帳簿保存法に違反した場合の罰則は3つあり、青色申告承認の取消、重加算税の通常35%への10%加重、会社法に基づく100万円以下の過料です。ただし「データ保存ができていなかった」だけで即座にこれらが適用されるわけではなく、悪質な仮装隠蔽や継続的な改ざんが見つかった場合に発動するのが実態です。
青色申告承認の取消は、帳簿書類の備付け・保存が正しくない、隠蔽仮装の事実があるといった場合に税務署長の判断で行われます。30万円以上の取引が継続的に記録漏れしている、データを改ざんして実態と異なる帳簿を作っている、税務調査で帳簿提示を拒否したといった水準で初めて検討される処分で、「PDF請求書を紙に印刷して保管していた」だけで即取消にはなりません。とはいえ青色申告が取り消されると、個人事業主は最大65万円の特別控除を失い、法人は欠損金の繰越控除や各種特例が使えなくなり、税負担が大きく増えます。
重加算税の10%加重は、スキャナ保存や電子取引データ保存に係る悪質な不正があった場合に適用されます。通常の追徴課税では追徴額の35%が重加算税として上乗せされますが、電帳法違反に関する仮装隠蔽が認められると、これがさらに10%加重されて45%になります。具体的には「データを意図的に削除した」「実際と異なる金額で保存し直した」といったケースで、単に保存方法を間違えただけでは適用されません。
会社法976条に基づく100万円以下の過料は、帳簿書類の不実記載・隠蔽があった場合に裁判所が決定する処分です。これも軽微な不備で発動するものではなく、悪質な改ざん・隠蔽が前提です。
| 罰則 | 適用される水準 | 30名以下の現実的なリスク |
|---|---|---|
| 青色申告承認の取消 | 帳簿の備付け・保存が著しく不適切、隠蔽仮装 | 単なる保存方法の誤りでは即取消にはならないが、税負担増の影響は大きい |
| 重加算税の10%加重 | 電子データの仮装隠蔽（意図的な削除・改ざん） | 改ざんしなければ無関係。事故ではなく故意が要件 |
| 会社法976条の過料100万円以下 | 帳簿の不実記載・隠蔽 | 同上、悪質性が前提 |
実務的な含意は明快です。30名以下の会社が普通に商売をしていて、データを意図的に改ざんすることがなければ、最大のリスクは「青色申告承認の取消による税負担増」です。重加算税加重や過料は故意の不正がない限り対象外です。だからこそ、難解な要件解釈に時間を取られて疲弊するより、データを残す・改ざんしない・税理士と連携する、という基本動作を確立することの方が経営的に重要です。
出典：マネーフォワード「電子帳簿保存法に対応しないとどうなる？罰則・リスクや違反事例」、freee「電子帳簿保存法を導入しない場合はどうなる？」、弥生「電子帳簿保存法に対応しないと罰則がある？」10分で済ます最低限——3つの最優先タスク
30名以下の会社の社長が10分で取り組めて、かつ電帳法対応として実効的なタスクは3つです。電子取引データの保管フォルダを決める、事務処理規程をひな型からカスタマイズする、ファイル名の命名ルールを2行で決める——この3つを今日のうちに片付ければ、最低限の体裁は整います。
ここから3つの章は、上位記事のツール比較や要件網羅型解説とは別レイヤーで、30名以下の社長が今日明日の優先順位を決めるための実務ステップを提示します。完璧な対応ではなく、税務調査が来ても説明可能な状態を作るための最短手順に絞っています。
第1のタスクは保管フォルダの決定です。会社のメインPCまたは共有NAS・クラウドストレージに「電子取引データ」という親フォルダを1つ作り、その下に「2026年」「2025年」のような年度フォルダを切ります。さらに「請求書」「領収書」「契約書」のサブフォルダを作るとシンプルに整理できます。Dropbox・Google Drive・OneDriveのいずれでも構わず、複数のクラウドに分散させるより1箇所に集約するのが税務調査時の説明性で勝ります。バックアップとして外付けHDDに月1回コピーする運用を加えると、データ消失リスクへの備えになります。
第2のタスクは事務処理規程の整備です。国税庁が「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（ひな型）」を公開しており、A4で2〜3ページ程度の短い文書です。これをダウンロードして「事業者の名称」「適用開始日」「責任者の氏名」など最小限の項目を埋め、社内に備え付けるだけで「真実性の確保」要件を満たします。難しい法律解釈は不要で、ひな型を読みながらWordで30分も作業すれば完成します。
第3のタスクはファイル名の命名ルール決定です。売上5000万円超で検索要件が必要な会社は「20260101_取引先名_金額.pdf」のような形式で、日付・取引先・金額が一目で分かる形にします。売上5000万円以下で検索要件が免除される会社は、もっと緩く「取引先名_日付.pdf」程度で構いません。ルールは経営者がメモ書きで2行決めるだけでよく、それを経理担当者と共有すれば運用が成立します。
この3タスクが終われば、税務調査で「電子取引データはどう保存していますか」と聞かれたときに「このフォルダに保存し、規程はここにあり、ファイル名はこのルールで運用しています」と説明できる状態になります。完璧ではないが、確信を持って答えられる土台ができます。
出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」（事務処理規程ひな型あり）、クラウドサイン「電子帳簿保存法の要件とは？2026年最新のポイント」、INVOY「電子帳簿保存法の延長は誤解？新猶予措置の方法と全事業者の義務」税理士に頼むべきこと・自分でやるべきことの線引き
電帳法対応で税理士に頼むべきは「自社がどの区分の義務対象になるか」「猶予措置に該当しそうか」の判断部分です。自分で（または経理担当者と）やるべきは「電子取引データをどこに保管するか」「ファイル名ルールをどう決めるか」の運用設計です。判断は税理士・運用は社内という分担を最初に決めると、無駄な相談料を払わずに済みます。
税理士に依頼するのが合理的な領域は3つあります。1つ目は区分判定です。自社の取引の中で「これは電子取引データに該当するか、それともスキャナ保存の対象か、それとも紙のままで適法か」の整理は専門知識が必要で、税理士の30分で済む話を社長が3時間調べても結論が出ません。2つ目は猶予措置の該当性判断です。「うちの規模と現状なら相当の理由として認められるか」の見立ては税務調査の現場感覚を持つ税理士が答えるべき領域です。3つ目は税務調査時の対応方針です。実際に調査が入ったときの説明の組み立て方、過去の指導事例の傾向は税理士の専門領域です。
逆に税理士に頼むと費用対効果が悪い領域もあります。フォルダ構造の設計、ファイル名の命名ルール、社内へのアナウンス、PCの初期設定——これらは社長または経理担当者が自分で決めて運用するべきで、税理士に頼むと「相談料を払って当たり前のことを言われる」ことになりがちです。
| 領域 | 担当 | 理由 |
|---|---|---|
| 自社取引が3区分のどれに該当するか | 税理士 | 法解釈の専門知識が必要 |
| 猶予措置の対象になるかの見立て | 税理士 | 税務調査の現場感覚を持つ専門家の判断が要る |
| 税務調査時の対応方針設計 | 税理士 | 過去の指導事例知識が活きる |
| 保管フォルダの構造 | 社内 | 業務オペレーション知識が要る |
| ファイル名の命名ルール | 社内 | 経理担当者の使い勝手で決まる |
| 事務処理規程の備付 | 社内 | ひな型をWordで埋めるだけ |
| 会計ソフト・AI-OCRの選定 | 社内主導+税理士助言 | 業務フローを知る社内が主導 |
判断は税理士、運用は社内、という分担を社長が最初に決めて、税理士との初回相談で「区分判定と猶予措置該当性の見立てをお願いしたい、運用は自社で組み立てます」と伝えれば、相談料が予想外に膨らむ事態を避けられます。経理AIや会計ソフトの活用全般については経理AIは中小企業に効くか——85%自動化とAIエージェント、インボイス制度との関係はインボイス制度の中小企業対応で別途整理しています。
出典：自社解説記事「電子帳簿保存法のAI-OCR導入と月50件の判断閾値」、各税理士法人の電帳法対応ガイド、SpreadOffice「電子帳簿保存法はいつから義務化？猶予措置の現在地と今すぐやるべき4つの実務対応」、辻総合会計「電子帳簿保存法2026の要件緩和と実務対応」ChatGPTで設定確認するときの聞き方——freee・マネーフォワードの初期設定を10分で
freeeやマネーフォワードを既に導入している会社は、ChatGPTに「電子帳簿保存法対応として、freee（またはマネーフォワード）で確認すべき設定項目を一覧で教えてください」と聞くと、10分で初期設定の確認リストが手に入ります。重要なのは「具体的な操作手順」と「公式ヘルプの該当URL」を一緒に依頼することと、最後の判断は税理士または公式情報で確認することです。
ChatGPTを使う実務的な手順は次の通りです。まず「うちの会社は売上5000万円以下で電子取引データを月20件程度受け取っています。freeeで電子帳簿保存法対応として確認すべき設定項目を一覧で教えてください」のように、自社規模・取引件数・利用ソフトを明示して質問します。社長が情報を出し惜しまず具体的に書くほど、回答の解像度が上がります。次に「各項目について、freeeのどのメニューから設定できるかと、可能なら公式ヘルプのURLを併記してください」と追加で頼みます。これで作業時の迷子を減らせます。
聞いてはいけないのは「うちの場合は具体的にどう設定すればいいですか」という最終判断の丸投げです。ChatGPTは一般論を返すのが得意で、個別事情の判断は不得意です。「設定項目の網羅」と「公式ヘルプへの案内」までをChatGPTに任せ、「自社にとって本当にその設定で良いか」は税理士または公式情報で確認するのが安全な使い分けです。
ChatGPT活用全般の基本的な質問の組み立て方はAIへの質問の仕方——ChatGPTから良い答えを引き出す手順で、機密情報の入力可否はChatGPTへの個人情報・機密情報入力の判断で別途整理しています。確定申告期前の領収書整理など、経理回りでのAI活用はAIで確定申告の準備を進める3工程が参考になります。
出典：freee「電子帳簿保存法の改正による電子保存義務化はいつから？必要な対応を解説」、マネーフォワード「電子保存義務化が延期！2年の猶予期間（宥恕処置）を解説」、各会計ソフト公式ヘルプセンター社長が今日から動くための優先順位
最後に、30名以下の会社の社長が電帳法対応として今日から動くための優先順位を、6項目に整理します。これらは「全部を完璧にやる」ためのチェックリストではなく、優先順位の上から手をつければ最低限の体裁が整うという順番です。
- 自社が電子取引データを受け取っているかの棚卸し——AmazonビジネスやAskul、メールPDF請求書、クラウドサインの利用有無を1時間で書き出す
- 基準期間（2課税年度前）の売上高の確認——5000万円以下なら検索要件が全部不要になるかどうかを把握
- 電子取引データの保管フォルダの決定——Dropbox等の親フォルダ1つ、年度別サブフォルダで運用開始
- 国税庁ひな型から事務処理規程の作成——A4で2〜3ページ、Word作業30分で完成
- 税理士への初回相談——区分判定と猶予措置該当性の見立てだけを依頼、運用は社内で組む
- 必要に応じてAI-OCRや会計ソフトの導入検討——月50件超の取引がある会社は電子帳簿保存法のAI-OCR導入と月50件の判断閾値を参照
この6つを上から順に進めれば、30名以下の会社は1〜2週間で「税務調査が来ても説明可能な状態」に到達します。完璧ではなく、最低限です。完璧主義で動けなくなるより、最低限で動き続ける方が経営的には正解です。AI活用全般に対する社内ルール整備の進め方についてはAI業務ガイドラインを30分で作る、より体系的な社内AI研修の組み立て方はAI研修を自社内で90分で設計する手順で別途整理しています。
FULLFACTでは、電帳法対応を含む経理・バックオフィスのAI活用と業務オペレーション全体の棚卸しを、無料の業務診断としてご相談いただけます。法律対応の細部より、自社の業務全体を見渡したときの優先順位の整理にこそ、外部の視点が活きる場面が多いものです。スコープと進め方は貴社のペースで設計いたします。
出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」、財務省「令和6年1月スタート 電子帳簿等保存制度の内容と中小企業の対応策」、自社解説記事「電子帳簿保存法のAI-OCR導入と月50件の判断閾値」